Planificación y Gestión de turnos

Los responsables de los departamentos de RRHH de las organizaciones han modificado de forma notable su trabajo durante las últimas décadas. Uno de los objetivos que han tratado de conseguir es la mejora del clima en el que se desarrolla la actividad laboral, dotándola de una mayor flexibilidad y motivación de la plantilla, sin descuidar el aspecto competitivo de la Organización.

Se constata, igualmente, como las organizaciones que han situado la planificación y gestión de turnos de trabajo en un lugar prioritario de su centro de gravedad operacional han mejorado sustancialmente su competitividad con independencia del sector en el que desarrolla su actividad. Y esto ha sido posible ya que, como resultado de esta nueva situación de la planificación y gestión de turnos, se han conseguido una serie de ventajas importantes, entre las que destaca especialmente la mejora del día a día de la plantilla, al hacer posible la compatibilidad entre sus preferencias y la competitividad de la Organización. 

De forma más explícita, se consigue:

  • Una mejora en la cualificación de la plantilla.
  • Tasas de rotación óptimas.
  • Aumento de la motivación que se traduce en una mejora de la productividad.

Estos efectos sobre la plantilla llevan aparejadas una serie de ventajas para la Organización, como son la mejora de la productividad y una mejor experiencia de cliente.

Para conseguir estas ventajas, es necesaria la evolución de las antiguas planillas de turnos (la mayoría de ellas implementadas en una hoja de cálculo) a los nuevos modelos que incorporan los últimos avances tecnológicos. Estas planillas, si bien a partir de la década de los 80 del siglo pasado supusieron un avance importante, hoy en día pueden adolecer de simplicidad en los datos que manejan y en sus resultados, cierta propensión a errores, ser carentes de flexibilidad y, sobre todo, muy difíciles de conectar y alinear con el resto de aspectos de la Organización.

Desde esta perspectiva, los departamentos de RRHH, a la hora de hacer frente al diseño de los turnos de la plantilla, han de considerar numerosas restricciones (que entre otros aspectos relevantes incluyen los que aparecen como consecuencia de la aplicación de la normativa laboral y el modelo y los procedimientos de la propia Organización) e intereses, que en muchas ocasiones, presentan caras que pueden parecer contradictorias entre sí. Por ejemplo, los modelos han de considerar:

  • Predicción de la demanda durante el horizonte temporal de planificación.
  • Dimensionamiento óptimo de la plantilla, segmentada por especialidades.
  • Incidencias previstas de personal (vacaciones, periodos de formación, etc.).
  • Asignación de las tareas entre el personal de la plantilla.
  • Diseño de la programación (turnos) de las jornadas de trabajo.
  • En su caso, asignación de recursos de la organización de las tareas (instalaciones maquinaria, etc.).

          Igualmente, habrá que tener prevista la respuesta a las incidencias sobrevenidas del día a día, como las bajas o el absentismo laboral.

        Este problema puede ser resuelto de forma óptima con una análisis avanzado y exhaustivo de los datos históricos de la propia organización y la aplicación de algoritmos de inteligencia artificial, optimización y simulación, según la naturaleza del modelo a emplear. Con este tratamiento, la plantilla podrá:

  • Acceder a la información relativa a sus turnos de una forma rápida. Incluso, si la organización lo implemente, a través de su teléfono móvil, lo que implica en cualquier momento y en cualquier lugar a partir del momento de la publicación de esta información.
  • Facilidad para el intercambio de turnos entre colegas (manteniendo la normativa laboral y los procedimientos de la Organización), que proporciona un alto grado de flexibilidad y satisfacción de las preferencias de la plantilla.


Y, sobre todo, y con ello queremos acabar, el empleo de estos algoritmos inteligentes garantizan una asignación JUSTA y EQUITATIVA

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